Иностранец был принят официально по кадрам, а по бухгалтерии принят не был

Все по одной теме Документальное оформление работника Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

Иностранец был принят официально по кадрам, а по бухгалтерии принят не был

В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой наниматель сталкивается с вопросами регулирования трудовых отношений, регламентацией этих процессов.

Документальное оформление кадровых процедур – прямая обязанность работодателя независимо от организационно-правовой формы и масштабов его деятельности.

Организация правильного ведения кадровой документации, оформления трудовых отношений нанимателя и работника предусмотрена действующим законодательством о труде.

К сожалению, не все наниматели уделяют должное внимание данному процессу. Часто об учете кадров и ведении кадровой документации вспоминают только при возникновении трудовых споров либо проведении проверки.

В соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее – ТК) надзор и контроль за соблюдением закона, в том числе и за правильным ведением кадрового делопроизводства, осуществляют в установленном порядке специально уполномоченные государственные органы надзора и контроля.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация выступает как письменное доказательство, и ее отсутствие или нарушения в ее оформлении могут привести к неблагоприятным для нанимателя последствиям.

Аналитическая правовая система «Бизнес-Инфо» предлагает вниманию своих пользователей тематическую подборку, посвященную документальному оформлению в организации трудовых и связанных с ними отношений между нанимателем и работником.

Данная подборка создана для всех, кому в процессе исполнения должностных обязанностей приходится заниматься оформлением и ведением кадровой документации. Прежде всего, конечно, для самих кадровиков, а также для юристов, бухгалтеров, секретарей.

В тематической подборке рассмотрены такие важные и всегда актуальные вопросы, как:

• прием на работу (вопросы, связанные с оформлением заявления, приказа, трудового договора (контракта), личного дела и т. д.);

• оформление, ведение, хранение, получение трудовой книжки;

• перевод и перемещение, их документальное оформление;

• увольнение работника.

В каждом пункте предложены алгоритмы действий, пособия, комментарии, вопросы и, конечно же, примеры заполнения кадровых документов.

Надеемся, что эта подборка будет полезна вам в профессиональной деятельности.

Работайте уверенно и комфортно вместе с «Бизнес-Инфо»!

1.1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора (или приеме на работу)

Предпосылкой заключения трудового договора является представление гражданином нанимателю необходимых документов в соответствии со ст.26 ТК. Если гражданин отказывается представить документы, предусмотренные законодательством, наниматель вправе отказать ему в приеме на работу, и такой отказ будет обоснованным.

Нанимателю запрещается требовать при заключении трудового договора (приеме на работу) документы, не предусмотренные законодательством (часть третья ст.26 ТК).

Дополнительно по теме:

Общий алгоритм приема на работу.

Прием на работу, заключение трудового договора (контракта).

Алгоритм приема на работу молодого специалиста.

Алгоритм приема иностранных граждан на работу в Республике Беларусь: получение необходимых разрешений.

Алгоритм приема на работу государственных служащих: действия нанимателя до заключения контракта.

Алгоритм оформления трудовых отношений с руководителем организации.

Алгоритм приема на работу студентов дневной формы получения образования.

Алгоритм приема на работу осужденного к исправительным работам.

Алгоритм приема на работу медицинского работника в частную медицинскую организацию.

Алгоритм приема на работу водителя автомобиля.

Прием на работу водителя автомобиля: образцы форм документов.

Алгоритм приема на работу инвалида.

Алгоритм трудоустройства работника, получившего инвалидность на данном производстве.

Здание передано по разделительному балансу: определяем нормативный срок службы.

Трудовые отношения: порядок составления и оформления заявлений.

Предъявление российского диплома об образовании при приеме на работу: действия кадровика.

Прием на работу государственных служащих: кандидат представляет документы.

Трудоустройство иностранных граждан на территории Республики Беларусь.

Прием иностранных граждан на работу в Республике Беларусь: необходимые документы.

Принимаем на работу иностранца: правила въезда и пребывания иностранных граждан в Республике Беларусь.

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=173304

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Иностранец был принят официально по кадрам, а по бухгалтерии принят не был

В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.

Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.

Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.

Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера

Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса. Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.

Пример 1

Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет.

В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.

Пример 2

Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России.

Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен.

Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.

Пример 3

Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена. В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера  штатное расписание – часто простая формальность.

Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название». «Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.

Бухгалтер формально относится к кадровому учету

Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».

К чему может привести нарушение трудового законодательства?

В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб.

Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев.

Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

Велика вероятность и репутационных рисков. Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей.

А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.

В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени

А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет».

И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя».

Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».

Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт

Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе. Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).

Таким образом, если вы хотите:

  • чтобы отношения с сотрудниками вашей компании оформлялись в полном соответствии с российским трудовым законодательством;
  • сотрудники понимали, что не смогут манипулировать вами из-за пробелов и недочетов в кадровой работе;
  • чувствовать себя защищенными в случае, если трудовой спор с работниками все же дойдет до суда;
  • избежать наказания за нарушение трудового законодательства и неправильное ведение кадрового учета в случае трудовой проверки,

тогда имеет смысл передать ведение кадрового делопроизводства в надежную аутсорсинговую компанию.

В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.

Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/pochemu-bukhgalter-ne-mozhet-i-ne-dolzhen-vesti-kadrovoe-deloproizvodstvo-5700/

Как правильно оформить наемного работника

Иностранец был принят официально по кадрам, а по бухгалтерии принят не был

Напомним, что с 01.01.15, согласно ст. 24.1 КЗоТ, предприниматели не обязаны регистрировать трудовой договор в службе занятости. Вместо этого, предприниматель должен составить и заключить с наемным сотрудником трудовой договор, и с помощью специальной формы уведомить о приеме работника орган ГФС.

Работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора и уведомления налоговой!

И так, чтобы официально зарегистрировать трудовые отношения с наемным работником, необходимо:

  1. Заключить трудовой договор;
  2. Создать распорядительный документ (приказ);
  3. Сообщить о приеме на работу исполнительный орган.

Как правильно составить трудовой договор

При заключении трудовых договоров следует руководствоваться формой утвержденной Порядком регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденный приказом Минтруда от 08.06.

2001 г. № 260. Никаких изменений в форму пока не вносили, но предпринимателю стоит обратить внимание на строки, которые ранее заполнялись сотрудниками центра занятости – их надо убрать.

Основное назначение договора – установление справедливых отношений между работодателем и работником. Это основа сотрудничества. Именно в нем содержатся основные положения, о которых договорились во время приема на работу нового сотрудника.

Трудовой договор составляется работодателем в произвольной форме, учитывая требования содержащиеся в Трудовом кодексе Украины.

Трудовой договор вступает в законную силу с момента его подписания и является обязательным для выполнения обеими сторонами.

Что должно быть обязательно указано в трудовом договоре?

  • ФИО (полностью) работника;
  • данные документа, удостоверяющие личность сотрудника;
  • сведения о работодателе, идентифицирующие его;
  • должность, которую будет занимать сотрудник;
  • должностные обязанности принятого лица;
  • гарантии, которые предоставляет работодатель;
  • условия, о которых договорились сторонами;
  • дата и подписи сторон.

Какие условия должны быть оговорены в трудовом договоре?

  • место работы, в том числе и обособленное подразделение или филиал;
  • трудовая функция работника;
  • дата начала работы;
  • условия, касающиеся оплаты труда, доплаты или надбавки;
  • условия труда;
  • рабочее время и время;
  • гарантии и компенсации за работу с вредными, опасными условиями, указываются и характеристики условий труда;
  • если предполагается подвижной, разъездной или иной характер работы;

Особенно нужно подчеркнуть, что отсутствие вышеперечисленных данных в заключенном трудовом договоре не влечет за собой его расторжения или признания незаключенным.

Отсутствующие пункты необходимо внести в договор.

Сведения, которые остались незаполненными, вносятся непосредственно в текст соглашения, а недостающие условия нужно оформить письменно в качестве приложений или дополнительных соглашений.

Что касается расторжения трудовых договоров, которые были заключены до 01.01.2015 г. и зарегистрированы в службе занятости, то при увольнении работника по-прежнему необходимо обращаться в службу занятостидляснятия договора с регистрации.

Скачать пример трудового договора >>>

Как правильно создать приказ?

Под каждый трудовой договор следует составлять распоряжение о приеме на работу, также и при увольнении сотрудника.

Как уведомить налоговую о приеме сотрудника

Уведомление должно подаваться предпринимателем в налоговую по месту учета в качестве плательщика ЕСВ до начала работы работника согласно заключенному трудовому договору (пример заполнения трудового договора предоставлен ниже).

Уведомление о приеме работника может быть представлено одним из следующих способов:

  • на бумажных носителях, вместе с копией в электронной форме;
  • на бумажных носителях, если трудовые договоры оформлены не более чем с 5 лицами;
  • средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи.
Скачать Форму уведомления о приеме сотрудника >>

Также предприниматели должны уведомлять налоговую о принятых работниках-совместителях, для этого в таблице уведомления предусмотрена графа, в которой проставляется категория работника:

  • 1 – наемные работники с трудовой книжкой;
  • 2 – наемные работники без трудовой книжки.

Как правильно заполнить трудовую книгу

Поскольку центр занятости не регистрирует трудовые договоры, запись о приеме и увольнении в трудовой книжке производит только предприниматель. Порядок ведения трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минюста, Минтруда, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

Общий порядок заполнения трудовой книжки не изменился. В графе 4 следует отражать номер и дату приказа о приеме на работу. При увольнении работника в 4-й графе указывается номер и дата приказа об увольнении.

Записи о должности работников выполняются в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327.

Пример заполнения трудовой книжки

№ запису ДатаВідомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посилань на статтю, пункт закону)На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
число місяць рік
1234
Фізична особа – підприємець Лавочкин М. П.
0510022015Прийнято на посаду продавця-консультантаРозпорядження № 6 від 29.07.2015 р.
0629052015Звільнено з посади за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України

Источник: http://www.buhuslugi.com.ua/ru/informatsiya/informatsiya-dlya-fizicheskikh-lits/kak-pravilno-oformit-naemnogo-rabotnika.html

«Трудовые» проверки и ответственность сквозь призму кадровых документов

Иностранец был принят официально по кадрам, а по бухгалтерии принят не был

Правильно и своевременно оформлять документы, связанные с трудовой деятельностью наемных работников, всегда было крайне важно. А в последнее время их значимость возросла еще больше.

Ведь отсутствие кадровой документации или ее неверное составление может обернуться для работодателя и его должностных лиц серьезными санкциями. Какие это санкции, кто и в каких случаях может их применить, вы узнаете из этого раздела.

А начнем мы с порядка проведения «трудовых» проверок.

1.1. Проверки: коротко о главном

О «трудовых» проверках мы с вами говорили неоднократно*. Но все же кое-что напомним.

Нормативно-правовой базой являются КЗоТ, Закон № 877, Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине» от 21.05.97 г. № 280/97-ВР, Закон об охране труда, Порядок № 295, Порядок № 509.

Кто проверяет? На сегодняшний день полномочиями по проведению проверок в сфере труда обладают Гоструда, частично — органы местного самоуправления и органы ГФСУ. Однако

основным проверяющим и штрафующим органом является Гоструда

Как проверяют? Руководствоваться «трудовой» инспектор будет в первую очередь Порядком № 295 и Законом № 877. При этом упомянутый Порядок выделяет два вида мероприятий контроля: инспекционные посещения и невыездные инспектирования.

Инспекционные посещения — это что-то вроде выездных проверок у налоговиков. В свою очередь, невыездные инспектирования являются аналогом невыездных проверок, т. е. контрольных мероприятий, которые проводятся в помещении органов Гоструда.

Причем есть один важный момент: указанные мероприятия в Порядке № 295 не обозначены ни как плановые, ни как внеплановые. Но, судя по основаниям для их проведения, мы имеем дело именно с внеплановым контролем.

Основания для инспекционных посещений предусмотрены п. 5 Порядка № 295 и отличаются большим разнообразием.

Среди них:

1) обращение работника с уведомлением о нарушении относительного него законодательства о труде;

2) обращение физлица, относительно которого нарушены правила оформления трудовых отношений;

3) решение суда, уведомление правоохранительных органов о нарушении законодательства о труде;

4) уведомление должностных лиц органов госнадзора (контроля) о выявленных в ходе выполнения ими контрольных полномочий признаках нарушения законодательства о труде (т. е. это могут быть, например, проверяющие органов Госпродпотребслужбы или Госэкоинспекции);

5) информация от территориальных органов Госстата, ГФСУ и ПФУ;

6) информация от профсоюзных органов;

7) решение руководителя органа контроля о проведении инспекционных посещений по вопросам выявления неоформленных трудовых отношений. Такое решение принимается по результатам анализа информации, полученной из СМИ, других источников, доступ к которым не ограничен законодательством, а также источников, перечисленных в пп. 1 — 6 этого списка.

Любое инспекционное посещение подлежит уведомительной регистрации в Гоструда или территориальных органах до начала его проведения.

При наличии оснований, указанных в пп. 1, 3 — 6 приведенного перечня, могут проводиться невыездные инспектирования.

При этом

решения об их проведении согласовываются с работодателем (инспектируемым объектом)

В этом случае инспектирование проводится в помещении контролирующего органа на основании документов и пояснений работодателя.

Максимальный срок проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования составляет 10 рабочих дней, а для субъектов малого (в том числе микро-) предпринимательства — 2 рабочих дня (п. 10 Порядка № 295).

Во время подготовки к проведению контрольных мероприятий проверяющий может затребовать информацию и/или документы, которые касаются предмета «проверки», от работодателя, госорганов. Также он может получать необходимые сведения путем проведения анализа общедоступной информации о состоянии соблюдения законодательства о труде.

Документы, полученные во время подготовки к проведению контрольных мероприятий, которые содержат информацию о нарушениях, приобщаются к материалам инспектирования.

Поэтому, если вы получили информационный запрос из Гоструда, отнеситесь к этому с особой осторожностью. Признание в ответе факта отсутствия каких-либо документов или их неправильное составление могут сыграть с вами злую шутку.

В соответствии с п. 8 Порядка № 295 о проведении инспекционного посещения инспектор труда должен уведомить объект посещения (т. е. работодателя) или уполномоченное им должностное лицо. Однако если инспекционное посещение касается выявления неоформленных трудовых отношений, то инспектор может этого и не делать.

Обратите внимание: Порядок № 295 не предусматривает ни сроков, ни порядка уведомления работодателя. Причем в этом случае невозможно применить и положения ч. 4 ст.

5 Закона № 877, так как в указанной норме речь идет о плановых мероприятиях. В свою очередь, инспекционное посещение плановым мероприятием никак не назовешь. Выходит, что п.

8 Порядка в этом случаевсего лишь формальность.

Как инспектор подтверждает свои полномочия? В соответствии с п. 9 Порядка № 295 во время инспекционного посещения инспектор труда должен предъявить работодателю или уполномоченному им лицу свое служебное удостоверение*. При этом удостоверение, о котором отсутствует информация в реестре удостоверений инспекторов труда, считается недействительным**.

Заметим, что согласно ч. 5 ст. 7 Закона № 877, кроме служебного удостоверения, от контролера требуется предъявить еще и удостоверение (направление) на проведение мероприятия контроля, а также предоставить работодателю его копию. Таким образом, Порядок № 295 в этом вопросе не вполне соответствует Закону № 877.

Безнаказанно не допустить проверяющего к проведению инспекционного посещения вы можете, только если (п.п. 2 п. 14 Порядка № 295):

— у инспектора отсутствует служебное удостоверение;

— на официальном веб-сайте Гоструда отсутствует решение Минсоцполитики о формах служебного удостоверения инспектора труда, акта, справки, предписания, требования, перечне вопросов, подлежащих инспектированию;

— срок проведения инспекционного посещения превышает 10 рабочих дней, а для субъектов малого (в том числе микро-) предпринимательства — 2 рабочих дня.

Помните, что безосновательный недопуск инспектора грозит штрафом на основании ст. 265 КЗоТ в 3-кратном размере минзарплаты (на сегодня — 9600 грн.).

А если контрольное мероприятие связано с выявлением выплат «черной» зарплаты, неоформленных работников и лиц, работающих на условиях полного рабочего времени при оформлении на неполное (абзац второй ч. 2 ст.

265 КЗоТ), то «светит» штраф в 100-кратном размере минзарплаты (в настоящее время — 320000 грн.).

У вас отсутствуют документы, ведение которых предусмотрено трудовым законодательством? В этом случае инспектор составит акт о невозможности проведения инспекционного посещения (невыездного инспектирования).

Одновременно с актом он выпишет письменное требование с указанием сроков для их восстановления. На время выполнения такого требования срок проведения контрольного мероприятия приостанавливается (п. 18 Порядка № 295).

Если кадровые документы восстановлены в установленный срок, то финансовые и админсанкции ни к хозсубъекту, ни к его должностным лицам не применяются

Такое правило устанавливает ч. 11 ст. 7 Закона № 877.

Исключение составляет ответственность за:

— использование труда неоформленных работников;

— несвоевременную и не в полном объеме выплату зарплаты;

— несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда.

В этом случае привлечение к ответственности осуществляется одновременно с внесением предписания. И факт устранения выявленных нарушений роли не играет (п. 29 Порядка № 295).

По результатам проведения инспекционного посещения / невыездного инспектирования составляется акт, а в случае выявления нарушений законодательства о труде — также предписание об их устранении.

Акт составляют в двух экземплярах: один — для контролирующего органа, второй — для работодателя. Если вы не согласны с изложенным в акте, то можете подписать этот документ с письменными замечаниями, которые являются его неотъемлемой частью. Их необходимо подать в течение 3 рабочих дней со дня подписания акта.

В ракурсе кадровой документации среди прав инспектора Гоструда особенно интересным для нас является его право ознакомляться с любыми книгами, реестрами и документами, ведение которых предусмотрено трудовым законодательством, и получать заверенные работодателем (объектом посещения) копии или выписки из документов.

Учтите: проверяющий может интересоваться только документами, содержащими информацию по вопросам, которые являются предметом инспекционного посещения / невыездного инспектирования.

Еще один немаловажный нюанс.

Инспектор может изъять только копии или выписки из документов, но никак не оригиналы

Если «трудовой» инспектор захочет получить на руки оригиналы, то он должен с ними ознакомиться у вас в офисе (в случае с инспекционным посещением) или при вас же, но в помещении контролирующего органа (в случае с невыездным инспектированием).

Какие именно документы могут заинтересовать инспектора труда? Их перечислила еще Госинспекция по вопросам труда в письме от 16.10.2012 г. № 4014/21/01/01-12. Это:

1) трудовые книжки работников, их личные карточки, книга учета движения трудовых книжек, заявления о приеме, переводе, увольнении и т. п.;

3) приказы по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, увольнении, предоставлении отпусков, установлении доплат, премий, надбавок и т. д.);

4) табели учета использования рабочего времени;

5) ведомости начисления заработной платы;

6) документы, подтверждающие факт выплаты заработной платы;

7) документы, которые определяют статус работодателя (устав, положение), полномочия руководителя субъекта хозяйствования (контракт, приказ или распоряжение о назначении);

8) документы, которые устанавливают трудовой распорядок и условия труда (Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда, графики отпусков);

9) другие документы, содержащие необходимую для проверки информацию (например, штатное расписание, предупреждения работников о сокращении штата или численности, изменении существенных условий труда и т. п.).

Проанализируем нашу «любимую» ст. 265 КЗоТ с точки зрения этого перечня.

1.2. Ответственность работодателей за «трудовые» нарушения

Абзац второй ч. 2 ст. 265 КЗоТ

Санкция: штраф в 30-кратном размере минимальной заработной платы, установленной на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено правонарушение. На сегодня это 96000 грн.

Давайте посмотрим, за что может грозить такой штраф.

1. Фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта)*.

Напомним: в соответствии с ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника либо уполномоченного им органа, и уведомления ГФСУ в порядке, установленном КМУ.

Опираясь на это положение, Гоструда утверждала, что отсутствие уведомления ГФСУ является допуском к работе без оформления трудового договора (см. письма от 29.04.2016 г. № 5043/4/4.1-ДП-16

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2017/october/issue-84/article-31355.html

Как принять на работу иностранца, оформление на работу иностранных граждан — Эльба

Иностранец был принят официально по кадрам, а по бухгалтерии принят не был

Законное оформление иностранцев — это головная боль, и многие ищут пути попроще, вплоть до найма нелегалов. Это небезопасно для бизнеса, фирме могут грозить большие штрафы.

О том, что у вас работает неоформленный иностранец, до контролёров может донести кто угодно: от налоговой до раздражённого покупателя.

Да и сама миграционная служба часто устраивает проверки по выявлению нелегальных иностранных граждан.

Миграционный учет и статус иностранца

Иностранные граждане подлежат в России миграционному учету. Для этого иностранец при въезде через границу получает и заполняет миграционную карту. Копию миграционной карты он передает принимающей стороне в России.

Вы уведомляете МВД о прибытии иностранца, только если являетесь принимающей стороной, например, предоставлете будущему сотруднику жилье.

Это нужно сделать не позднее тридцати рабочих дней со дня прибытия иностранца из страны-члена ЕАЭС, пятнадцати рабочих дней, если прибывает иностранец из Таджикистана и семи рабочих дней со дня прибытия иностранца из других стран.

Уведомление заполняется на каждого иностранца по специальной форме. К уведомлению приложите копию документа, удостоверяющего его личность (паспорт), и копию его миграционной карты.

Порядок оформления на работу и расчётов зависит от статуса иностранного гражданина. Статусов — три:

  • постоянно проживающие — самые «обрусевшие» иностранцы с видом на жительство;
  • временно проживающие — имеют разрешение на временное проживание;
  • временно пребывающие — работают по визе, миграционной карте или на основании патента.

А теперь расскажем про каждый статус поподробнее, а также вы узнаете, что нужно проверить и как оформлять иностранных граждан к себе на работу.

Как оформить постоянно и временно проживающих

Чаще всего на работу принимаются иностранцы из стран СНГ и иностранцы, проживающие в РФ временно или постоянно. Они устраиваются на работу так же, как и граждане РФ. Для их оформления вам не нужно разрешение на привлечение иностранных работников.

При приеме на работу постоянно проживающего иностранца запросите вид на жительство и проверьте срок действия. Этот документ выдается на 5 лет, а затем может быть продлен. Иностранцы с ним могут работать на всей территории России.

При приеме на работу временно проживающего иностранца запросите разрешение на временное проживание.

Иностранец может работать только в том регионе, где он получил разрешение на временное проживание. Его выдают сроком на 3 года, как отметку в документе, удостоверяющем личность, или в виде отдельного документа.

Когда срок разрешения заканчивается, иностранец получает вид на жительство или покидает страну.

Работники из Беларуси по трудовому статусу приравнены к гражданам нашей страны и при трудоустройстве предъявляют те же самые документы, кроме документов воинского учета. Правила приема на работу граждан Казахстана, Армении и Киргизии тоже были упрощены — они могут трудиться в России без разрешения на работу.

Важно: граждане Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии, как и остальные иностранные граждане, подлежат миграционному учету.

Эльба подготовит все необходимые отчёты: 27 в год — для ИП, 29 — для ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Как оформить временно пребывающих без визы

Безвизовый въезд установлен для граждан всех стран СНГ, кроме Туркмении, а так же для граждан иных государств, например, Турция, Израиль.

Такие иностранцы, с 2015 года принимаются на работу на основании патента. До 2015 года для трудоустройства выдавались разрешения на работу. Они остаются действительными до истечения срока их действия.

Патенты на работу иностранцам выдаются на срок от 1 до 12 месяцев. Чтобы оформить патент, в течение 30 дней со дня въезда в РФ иностранец должен подать заявление в МВД. При себе ему нужно иметь документ, удостоверяющий личность, документ, подтверждающий владение русским языком, знание истории России и основ законодательства РФ (сертификат) и другие документы.

Размер платы за патент зависит от срока его действия и региона, в котором иностранец собирается трудиться.

Патент действует только в том субъекте РФ, где был получен. Если в нем будет указана профессия, иностранный гражданин не сможет работать в этом регионе по другой специальности.

Как оформить временно пребывающих на основании визы

Сложнее всего трудоустроить временно пребывающего иностранца на основании визы. До заключения договора вам нужно будет оформить объемный пакет документов. Если вашей фирме очень нужно принять на работу такого иностранца, давайте посмотрим, что нужно сделать. 

Прежде чем вы решите заключить договор с иностранцем, временно пребывающим в России, подготовьте для него разрешение на привлечение и использование иностранных работников. Без этого разрешения вы не в праве принимать на работу иностранных граждан временно пребывающих в РФ на основании визы.

Разрешение оформляется в отделении МВД России на 1 год, срок оформления 30 дней. Придётся заплатить госпошлину в размере 10 000 на каждого работника и подать пакет документов, состав которого перечислен в п. 45 Административного регламента. 

После того как получите разрешение на привлечение иностранных работников, оформите иностранцу приглашение на въезд в Россию для получения визы и разрешения на работу. Это оформляется миграционной службой при подаче документов:

  • ходатайство на русском языке;
  • документ, удостоверяющий личность работодателя (приглашающей стороны);
  • копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • гарантийные письма приглашающей стороны о принятии на себя обязательств по материальному, медицинскому и жилищному обеспечению приглашаемого иностранного гражданина на период его пребывания в России;
  • документы для оформления разрешения на работу. Пакет таких документов подается в отношении каждого иностранного работника одновременно с ходатайством о выдаче приглашения на въезд. Список документов перечислен в п. 27 Административного регламента. Для получения разрешения необходимо заплатить госпошлину 3500 рублей.

Размер госпошлины за оформление приглашения на въезд для иностранного гражданина, вне зависимости от типа приглашения, составляет 800 руб.

Вы получите приглашение и разрешение на привлечение иностранца или уведомление об отказе в течение 20 рабочих дней со дня подачи ходатайства.

По общему правилу рабочая виза оформляется сотруднику на срок действия трудового договора или гражданско-правового договора, но не более чем на один год.

Итак, оформление временно пребывающего на основании визы иностранца займет больше двух месяцев, вам придется потратить как минимум 10 тысяч рублей на госпошлину и несколько раз посетить миграционную службу.

После выполнения этих формальностей вы можете заключать договоры с иностранными гражданами и оформлять их на работу.

Документы для оформления трудового договора

При приеме на работу иностранные граждане должны предоставить практически те же документы, что и российские. Для оформления трудового договора запросите документы с работника:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (разрешение на временное проживание, вид на жительство и иные);
  • миграционная карта, виза, разрешение на работу или патент (для временно пребывающих иностранцев);
  • трудовая книжка, если нет — оформите её;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. 
    Если это первое место работы у иностранца, то вы, как работодатель, должны оформить страховое свидетельство;
  • договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории РФ (для временно пребывающих иностранцев). Этот документ не нужен, если работодатель заключил с медицинской организацией договор о предоставлении работнику-иностранцу платных медуслуг;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Получить ИНН обязаны все лица, работающие на территории России, в том числе, иностранные граждане. Но сделать это иностранец может и после заключения трудового договора. Поэтому нет обязанности требовать от иностранца свидетельства ИНН — его отсутвие не мешает вам выполнять обязанности налогового агента.

Документы воинского учета у иностранных граждан не требуются. Для договора ГПХ запрашиваются те же самые документы, кроме трудовой книжки.

О заключении и прекращении трудовых договоров и договоров ГПХ с иностранными гражданами необходимо уведомить МВД не позднее трех рабочих дней с даты заключения или расторжения договора. Формы уведомлений утверждены приказом МВД РФ от 04.06.2019 N 363.

Форма уведомления в МВД при приёме иностранца

Форма уведомления в МВД при увольнении иностранца

Налоги и взносы с зарплаты иностранного сотрудника

Когда все формальности выполнены, документы оформлены и сотрудник принят, вы можете рассчитывать и выплачивать ему заработную плату. Порядок обложения выплат налогами и взносами также зависит от статуса иностранца.

Для того чтобы определить размер НДФЛ, проверьте является иностранец налоговым резидентом или нерезидентом РФ. Если в течение 12 месяцев подряд иностранец пробыл в России 183 дня и больше, то он является налоговым резидентом. С его зарплаты удержите НДФЛ в размере 13%. Если пробыл меньше 183 дней — 30%.

Особенность — иностранцы, работающие в России на основании патента платят НДФЛ по ставке 13%. Сумма авансового платежа, уплаченного работником по патенту, уменьшает сумму НДФЛ, который работодатель удерживает с него в текущем месяце. Работодателю нужно получить в ИФНС уведомление о праве уменьшения НДФЛ сотрудника на сумму аванса, который он уже заплатил в счет будущего налога.

Другое исключение для граждан республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии — ставка НДФЛ всегда 13%.

Страховые взносы с выплат иностранным сотрудникам начисляются в соответствии с их статусом.

  • Зарплата постоянно проживающих и временно проживающих иностранцев облагается взносами на пенсионное, медицинское и социальное страхование в общем порядке по тарифу организации.
  • С выплат временно пребывающим иностранцам исчисляются взносы только на пенсионное страхование по тарифу организации и на временную нетрудоспособность по тарифу 1,8%. Взносы на медицинское страхование не начисляются и не уплачиваются. Исключение — граждане Белоруссии, Казахстана, Армении и Киргизии. Страховые взносы за них отчисляются так же, как и за российских сотрудников по общим тарифам организации. 

А эльба поможет?

Эльба умеет работать с иностранными сотрудниками: считать зарплату, налоги, взносы и отправлять отчёты в налоговую и фонды онлайн.

Статья актуальна на 25.12.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/139

Административное право
Добавить комментарий