Каковы последствия отсутствия обязательной кадровой документации в организации?

Проводим внутренний кадровый аудит

Каковы последствия отсутствия обязательной кадровой документации в организации?

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  •  отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

[…]

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата.

Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними.

С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников[3]

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

            График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

            График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

            Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

            Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР)

Источник: https://www.profiz.ru/kr/1_2016/vnutrenniy_audit/

Почему вам стал нужен кадровый аудит

Каковы последствия отсутствия обязательной кадровой документации в организации?

Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп

Кадровый учет – это элемент любого бизнеса: если в компании есть хотя бы один сотрудник, то значит должны быть кадровые документы, и эти документы должны быть составлены правильно.

До 2014 года работодателей мало интересовало наличие и состояние кадровых документов, так как максимальный штраф за их отсутствие или ошибки в них составлял 50 тыс. рублей. Но с 2014 года Государственная инспекция труда (ГИТ) начала штрафовать за каждое нарушение, и суды ее поддержали.

Так услуги кадрового аудита начали набирать популярность. Как кадровый аудит поможет работодателю избежать многомиллионных штрафов? Разберем этот вопрос.

Из данной статьи вы узнаете:

  • Какова цель проведения кадрового аудита компании.
  • Какова методика проведения кадрового аудита.
  • Кому поручить проведение кадрового аудита.

Цель проведения кадрового аудита компании

Как-то после выступления на одном из мероприятий, проводимых КСК групп, ко мне подошел клиент и сказал: «Не понимаю, зачем проводить кадровый аудит, тратить на это время и деньги, если можно просто договориться. Вот у нас все хорошо, мы «дружная семья», все сотрудники работают вместе уже больше десяти лет, и у нас нет проблем».

Через четыре месяца после этого разговора, к нам в компанию обратился тот же клиент с запросом на проведение кадрового аудита. Причиной стал конфликт между ним и его заместителем, который пригрозил подать жалобу в трудовую инспекцию.

И руководитель понимал, что такая жалоба обернется ему крупным штрафом, так как документация по кадрам в компании почти не велась.

Трудовые споры, злоупотребления со стороны работников, штрафы, постоянные проверки различных контрольных органов (ГИТ, прокуратуры, налоговой инспекции), – все это последствия ненадлежащего ведения кадрового учета. От данных рисков не застрахован ни один работодатель. Избежать опасности поможет кадровый аудит предприятия.

Кадровый аудит – это услуга, направленная на защиту интересов бизнеса, и главной ее целью, является минимизация рисков штрафных санкций. Кадровый аудит компании поможет:

  • Выявить ошибки в документообороте.
  • Исправить выявленные нарушения.
  • Подготовиться к проверке трудовой инспекции, прокуратуры.
  • Минимизировать судебные конфликты с работниками.
  • Оценить профессиональных уровень работника отдела кадров.
  • Оптимизировать делопроизводство в отделе кадров.

Методика проведения кадрового аудита

Одной из услуг, оказываемых КСК групп, являются услуги кадрового аудита. Поэтому методику выполнения проверки опишем на нашем примере.

В ходе кадрового аудита предприятия проверяются те документы и процедуры, которые инспектируются в рамках плановой или внеплановой проверки ГИТ. Кадровый аудит бывает нескольких видов:

  • Сплошной. Проверка документов по организации и по всем сотрудникам.
  • Выборочный. Проверка документов по организации и по определенному количеству сотрудников – десяти, тридцати, пятидесяти или иному количеству.

Вид проверки зависит от количества сотрудников компании и цели аудита. Так, например, если в компании работает более 400 сотрудников, то целесообразно провести выборочную проверку, так как проведение сплошного кадрового аудита будет связано с высокими трудозатратами.

Кадровый аудит как услуга включает в себя следующее содержание:

  • Проверка локальных нормативных актов.
  • Проверка документов по организации.
  • Проверка документов на сотрудников компании.
  • Проверка работы с персональными данными.
  • Проверка правильности применения профессиональных стандартов.
  • Проверка правоустанавливающих документов на предмет установления права подписи в кадровых документах.
  • Предоставление консультаций.

Перечень документов, проверяемых при кадровом аудите

Группа документа или процедурыНаименование проверяемого документа
Локальные нормативные акты– Правила внутреннего трудового распорядка– Положения: о защите персональных данных, об оплате труда, о командировках, о разъездном характере работы, о ненормированном рабочем дне– Иные акты, обязательные в силу специфике деятельности компании
Документы по организации– Штатное расписание– Табеля учета рабочего времени– Графики работ/сменности– График отпусков– Приказы по основной деятельности: о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, за ведение табеля учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка и другие приказы.
Документы по сотруднику– Трудовой договор и допсоглашения к нему– Личная карточка работника– Трудовая книжка работника– Должностная инструкция– Заявления работника– Приказы по личному составу и другие приказы, касающиеся работника
Документы по персональным данным– Согласие работников на обработку персональных данных– Приказы по персональном данным: о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, о предоставлении допуска к персональным данным и информационной базе с персональными данными
Декретные отпуска– Больничные листы– Справки, заявления– Приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком
Проверка правомерности возложения на работника материальной ответственности– Анализ договора о материальной ответственности
Медицинские осмотры– Проверка списка работников, проходящих медицинские осмотры, и корректности оформления процедуры
Кадровые журналы– Книга учета движения трудовых книжек– Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них– Журнал учета выдачи направлений на медосмотр
Проверка правильности оформления трудовых отношений с иностранцами– Проверка разрешительных документов– Анализ договора и иных документов
Иные документы и процедуры в зависимости от специфики деятельности компании

Кому поручить проведение кадрового аудита

Кадровый аудит предприятия можно провести:

  • Своими сила, поручив проверку отделу кадров, юристам.
  • С привлечением внешних экспертов, заключив договор со специализированной компанией.

Конечно же, важным аспектом выбора способа осуществления кадрового аудита является стоимость поведения. Многие работодатели считают ненужным тратить деньги на данную услугу и решают провести проверку своими силами, что не всегда является правильным решением.

Если работодатель хочет получить качественную, независимую, объективную оценку состояния документации по кадрам, то лучше обратиться к внешним консультантам. Кадровый аудит своими силами может проводиться с целью определения наличия документов.

Например, отделу кадров можно поручить ежеквартально проверять наличие всех приказов, табелей, договоров и наличие подписей работников на этих документах.

Но анализ и проверку самих документов необходимо поручать внешним организациям, которые дадут оценку со стороны.

Вид кадрового аудита, специфика длительности компании, условия труда напрямую влияют на его стоимость: то есть цена рассчитывается по совокупности факторов.

В настоящее время рынок кадрового аудита предлагает различные варианты этой услуги по разной стоимости, поэтому каждая компания может подобрать оптимальный для себя вариант.

Но самое важное, что при любой цене данная услуга окупается сполна, так как по ее итогам выявляется большое количество нарушений, за которые грозят высокие штрафы.

В данной статье мы рассмотрели порядок проведения кадрового аудита. Бытует два мнения:

  • Руководитель считает, что отдел кадров должен сам проводить аудит, так как его сотрудники получают за это зарплату.
  • Начальники отдела кадров, директора по персоналу воспринимают аудиторов очень настороженно и боятся итогов проверки, думая, что их потом уволят.

Но все это предрассудки, которые, к счастью, уходят в прошлое. Кадровый аудит – это услуга, которая в первую очередь нужна руководителю компании и начальнику отдела кадров, так как своевременное выявление и исправление ошибок лучше, чем уплата штрафов и судебные разбирательства.

Дополнительная информация на сайте КСК групп

Партнерский материал

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1987036-pochemu-vam-stal-nuzhen-kadrovyi-audit

Без штрафов, рисков и потерь: 21 обязательный документ кадровой службы

Каковы последствия отсутствия обязательной кадровой документации в организации?

Ежедневно в законодательстве происходят существенные изменения. При ведении бизнеса без соответствия даже самым новейшим требованиям, могут возникнуть негативные последствия, начиная от репутационных потерь, заканчивая многомиллионными штрафами.  

Представляем Вам список основных документов кадровой службы, оформление которых позволит Вам избежать многих проблем и головной боли, а главное- сэкономит Ваше время и деньги.

Перечень обязательных документов за отсутствие которых предусмотрена административная ответственность

№п/пНаименование документаОснование для обязательного наличияОтветственность за отсутствие
1Трудовой договорп.3 ст. 33, ст.23Трудового кодекса РКШтраф в размере от 30 до 300 МРП по ст. 86 Кодекса об административных правонарушениях
2Согласие на сбор и обработку персональных данныхпп.24 п. 2 ст. 23Трудового кодекса РК,ст.8 Закон о персональных данных и их защитеШтраф в размере от 10 до 1000 МРПпо ст. 79 Кодекса об административных правонарушениях
3Инструкция (программа) о порядке проведения вводного инструктажа по ТБп. 2 ст. 182Трудового кодекса РКШтраф в размере от 30 до 70 МРПпо п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях 
4Журналы по технике безопасностип. 2 ст. 182Трудового кодекса РКШтраф в размере от 30 до 70 МРПпо п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях 
5Договор обязательного страхования работников от несчастных случаевпп.15 п.2 ст. 23Трудового кодекса РКШтраф в размере от 10 до 1000 МРПпо п. 2 ст. 230 Кодекса об административных правонарушениях 
6Личная карточка Т-2глава 5 Правил воинского учета военнообязанных и призывниковШтраф в размере от 10 до 40 МРПпо ст, 646 Кодекса об административных правонарушениях 
7Коллективный договорВНИМАНИЕ! Документ применим только в случае, если его заключение инициировано одной из сторонпп.7 п. 2 ст. 23Трудового кодекса РКШтраф в размере от 80 до 400 МРПпо ст, 97 Кодекса об административных правонарушениях 

 

№п/пНаименование документаОснование для наличияНеблагоприятные последствия
1Правила внутреннего трудового распорядкаст. ст. 23, 63Трудового кодекса РКНаличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, факт совершения Работником дисциплинарного проступка, что без Правил трудового распорядка сделать проблематично
2Приказы по трудовой деятельностист. ст. 10, 11, 34Трудового кодекса РК§ 3  Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организацияхОтсутствие приказов по трудовой деятельности может повлечь отрицательные результаты при проверкеПриказ является основным документом, подтверждающим тот или иной юридический факт в трудовых отношениях и его отсутствие вызовет затруднения при необходимости доказывания такого факта.Восстановление всех приказов достаточно трудоемкий процесс, поэтому важно издавать их своевременно
3Положение (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информациипп.6 п. 2 ст. 22Трудового кодекса РКст. 11 Закона РК «О частном предпринимательстве»ст. 126Гражданского кодекса РКВ случае отсутствия документа, Работника невозможно будет привлечь к ответственности за разглашение и/или использование коммерческой тайны, базы данных, ноу-хау, изобретений или наработок Работодателя. Убытки могут быть крайне существенными и даже привести к банкротству компании
4Договор о неконкуренциист. 29Трудового кодекса РКОтсутствие данного договора может привести к тому, что Работник, ознакомившись с алгоритмом деятельности Работодателя, сможет применить полученные знания, навыки, методы работы в личных интересах или в интересах третьих лиц с целью получения прибыли. Такое стечение обстоятельств способно привести к финансовым и репутационным потерям и крупным убыткам.
5Договор о материальной ответственностист. 123Трудового кодекса РКОтсутствие договора способно вызвать трудности в привлечении Работника к материальной ответственности за причинение ущерба Работодателю и усложнить процесс доказывания факта причинения такого ущерба.
6Дополнительное соглашение о совмещении должностейВНИМАНИЕ! Документ применяется только в случае возникновения ситуаций, требующих совмещения должностей одним работником ст. 111Трудового кодекса РКЗа совмещение должностей в организации, Работнику полагается соответствующая доплата.В отсутствие соглашения высока вероятность возникновения рисков в определении объема фактической трудовой деятельности и нагрузки Работника, затруднительно применить к нему меры ответственности за нарушение дисциплины труда и привлечь к материальной ответственности по совмещаемой должности
7График сменностиВНИМАНИЕ!Документ применяется только в случае наличия в организации посменной работыст. 73Трудового кодекса РКДокумент применяется для нормирования труда посменных работников и позволяет вести учет рабочего времени и времени отдыха. Его отсутствие способствует негативным результатам трудовых проверок и трудностям в регулировании сменного графика работы и оплате труда

Перечень рекомендуемых документов, отсутствие которых может привести к негативным последствиям

№п/пНаименование документаОснование для наличияОсобенности применения и последствий
1Положение о сборе и обработке персональных данныхпп.24 п.2 ст. 23Трудового кодекса РКНаличие данного документа в организации делает максимально четким, слаженным и прозрачным процесс сбора, обработки и уничтожения персональных, что дополнительно снижает риск возникновения какой-либо ответственности
2Журнал регистрации трудовых договоровпп.13 п. 1 ст. 28Трудового кодекса РКСогласно нормам законодательства, трудовой договор должен иметь порядковый номер. Регистрация трудовых документов в общем журнале регистрации договоров может вызвать трудности в их дальнейшем поиске и идентификации. Наличие отдельного журнала регистрации трудовых договоров упрощает процедуру присваивания номеров и позволяет хранить сведения о договорах в одном документе
3Положение об оплате трудаст.107Трудового кодекса РКНа Работодателя возложена обязанность выплачивать заработную плату, делать за работника обязательные отчисления и платежи. При этом у него есть право поощрения работников. Для установления четкого порядка выплат и удержаний, рекомендуется разработать и утвердить данный документ
4Штатное расписаниеТрудовой кодекс РКВ целом, Трудовой кодекс РК не содержит определения штатного расписания и обязанности по его наличию у Работодателя. Однако, по тексту правового акта можно встретить упоминания о действиях Работодателя, при которых оно применимо.
5График отпусковст. 93Трудового кодекса РКДокумент необходим для того, чтобы Работодатель мог вести учет времени нахождения Работников в отпуске и с учетом этого своевременно организовать бесперебойную работу организации: скоординировать совмещение должностей и не допустить коллапса, при котором в отпуск уйдет сразу несколько ключевых сотрудников. Также график отпусков позволяет избежать ответственности по ст. 88 КоАП
6Табель учета рабочего временипп. 20 п. 2 ст. 23Трудового кодекса РКТрудовой кодекс предусматривает обязанность Работодателя по ведению учета рабочего времени. При этом Работодатель не ограничен в способах выполнения этой обязанности. Однако ведение учета посредством табеля учета рабочего времени позволяет значительно оптимизировать этот процесс

Данный перечень является минимальным и может нуждаться в дополнении в зависимости от условий труда работников и организации деятельности работодателя. Для получения дополнительной информации задайте вопрос юристу. 

Источник: https://dogovor24.kz/articles/bez-shtrafov-riskov-i-poter-21-obyazatelnyi-dokument-kadrovoi-sluzhby-902.html

Состав и виды кадровой документации

Каковы последствия отсутствия обязательной кадровой документации в организации?

Основная функция кадровой документации – это юридическое оформление и закрепление трудовых отношений между нанимателем и работником.

Любое юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы в процессе осуществления хозяйственной деятельности обязано вести работу по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации.

Требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством.

Состав кадровой документации зависит от меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Минтруда и соцзащиты.

В большинстве организаций постановке кадровой документации не придают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

Справочно: кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и работника внутри организации.

Целесообразно разделить всю систему кадровых документов на 2 крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено трудовым законодательством, и факультативные кадровые документы.

Правила внутреннего трудового распорядка

В каждой организации должны быть разработаны правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР). Они утверждаются приказом нанимателя с учетом мнения представительного органа (профсоюза – в случае его наличия) (ст. 54, 194 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Справочно: ПВТР – это локальный нормативный правовой акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Штатное расписание

Составление и утверждение штатного расписания предшествует подбору работников в организацию, поскольку этим документом устанавливается штатная численность, а также перечень должностей и профессий (который определяют в зависимости от направления деятельности организации), должностные оклады, надбавки и формируется фонд заработной платы. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений. Оно утверждается приказом нанимателя или уполномоченным им лицом.

Этот документ позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Обращаем внимание, что в случае увольнения кого-либо из работников в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 42 ТК) наниматель, ссылаясь на штатное расписание, может доказать в суде законность увольнения работника и невозможность его обратного трудоустройства.

ЭТО ВАЖНО! При возникновении трудового спора с работником суд обязательно истребует штатное расписание. И если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, наниматель не сможет доказать свою правоту в суде.

Трудовой договор (контракт)

Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и нанимателем (ст. 18 и 25 ТК). В качестве обязательных условий в трудовом договоре указываются условия труда и его оплаты, которые установлены на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению между работником и нанимателем.

трудового договора определяется в соответствии со ст. 19 ТК. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя о приеме на работу на основании заключенного трудового договора (ст. 24, 54 ТК). Иными словами, к моменту издания приказа с работником должен быть подписан трудовой договор.

приказа (распоряжения) нанимателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляют работнику под роспись.

По требованию работника наниматель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 51 ТК).

При приеме на работу обязательно ознакомьте работника с действующими в организации ПВТР, иными локальными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 54 ТК).

Если работник принимается на руководящую должность, например директора, руководителя кадровой службы, главного бухгалтера, то приказ доводится до сведения всех структурных подразделений нанимателя.

Приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества нанимателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании работников (кроме командирования за границу) – они хранятся 3 года) и личных карточек – 75 лет.

Трудовая книжка работника

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 50 ТК). Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при поступлении на работу.

Исключение составляют случаи, когда работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства.

Наниматель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней.

Заполнение трудовой книжки впервые производится должностным лицом нанимателя в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек определен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, заверяют подписью руководителя или должностного лица нанимателя и печатью организации. Записи вносят после издания приказа (при увольнении – в день увольнения).

Они должны производиться в точном соответствии с приказом, в качестве оснований указывают статьи ТК.

При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяют подписью его руководителя и печатью.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен поставить свою подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а также в карточке формы Т-2 (форма разрабатывается в организации самостоятельно). Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя.

Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены нанимателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности, а также о коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст.

405, 406 ТК).

Их в обязательном порядке заключают с работником, достигшим 18-летнего возраста, в случае передачи ему ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения их в процессе производства.

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/sostav-i-vidy-kadrovoi-dokumentatsii_0000000

Кадровая работа. Основы кадровой работы в современной организации

Каковы последствия отсутствия обязательной кадровой документации в организации?

Вас приветствует информационный портал «Кадры решают все», который создан для специалистов кадровых служб, руководителей организаций, а также начинающих директоров по персоналу, предпринимателей по организации кадровой работы предприятия и просто людей, желающих повысить знания при отсутствии профессионального опыта, научиться принимать верные решения в той или иной ситуации.
На сайте вы найдете материалы по вопросам ведения кадрового делопроизводства, правила оформления приема на работу, ведения личных дел, можно найти и скачать должностные инструкции, какие ошибки чаще всего допускают при составлении важных для организации документов и многие другие вопросы, связанные с оформлением переводов, командировок, отпусков.
Любая организация, предприятие, фирма начинается с подбора и оформление работников, а соответственно это предполагает как минимум сотрудника занимающего кадровой работой. Некоторые функции кадровой службы, такие как, например, кадровое делопроизводство, часто выполняются секретарем или бухгалтером, а подбором занимаются менеджеры отделов. Однако по мере роста компании ее руководство сталкивается с необходимостью организации системной работы с персоналом. Процесс движения кадров документируется и документов этих много, а ошибки в документальном оформлении приводят к последствиям, которые могут повлиять на дальнейшую судьбу работника.
Наш портал в первую очередь предназначен для оказания помощи руководителям и работникам кадровых служб, как избежать последствий неправильно оформленных бумаг, как правильно вести кадровую документацию, чтобы реже общаться с проверяющими органами. «Кадровая работа на предприятии» – решение кадровых вопросов! Надеемся, что ознакомившись с материалами нашего портала, вы поймете, как улучшить работу в вашей организации.Ведение кадрового делопроизводства является обязательным для всех предприятий РФ вне зависимости от формы собственности и количества работающего персонала.Возможно, не все знают, что кадровое делопроизводство в организациях малого и среднего бизнеса является почти всегда зоной финансового риска, т.к. за допущенные ошибки юридического или технического характера в ведении кадровой документации, нарушающих нормы трудового законодательства, вся ответственность ложится на руководителя организации – от штрафов (часть 1 ст.5.27 Ко АП РФ) до приостановки деятельности предприятия на срок до 90 дней (часть 2 ст.5.27 Ко АП РФ). Свести риски к минимуму в этой части достаточно просто. Необходимо лишь грамотно и компетентно вести кадровую документацию, соблюдая основные требования трудового законодательства РФ.

Многие предприниматели на начальном этапе своей деятельности сталкиваются с рядом проблем. Что такое и как составить штатное расписание, обязательно ли разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка и график отпусков, когда работников всего 5 человек, включая руководителя предприятия. Вопросов много, но получить на них ответы от кого-либо порой бывает трудно.

Информационный портал «Кадровое дело» содержит все необходимые юридические и практические аспекты кадровой работы. Искренне надеемся, что материалы сайта будут полезными для вас и организации.

Также для вас работает форум «Кадры решают все», где вы сможете задать наболевшие вопросы или же участвовать в обсуждении различных тем.

Тема:Трудовые отношения * Трудовой договор. Испытательный срок.
Вопрос: Устраиваюсь на работу и мне на первый испытательный месяц предложили заключать трудовой договор по соглашению сторон, т.е. в устной форме. Можно ли так заключать договор приема на работу?

Ответ: Нет. Трудовой договор заключается только в письменной форме и обязательно составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами Подробнее…

Вопрос: Какие возможны последствия для работодателя в случае оформления работника без заключения трудового договора?

Ответ: Оформление сотрудника на работу без заключения трудового договора является злостным нарушением трудового законодательства, и в случае проверки государственный Подробнее…

Вопрос: Мне при приеме на работу был установлен испытательный срок один месяц. Однако работодатель решил продлить этот срок, поскольку по истечению трех недель работы, поручил мне ответственное …

Ответ: Трудовым кодексом Российской Федерации не предусмотрено право работодателя продлевать испытательный срок. Поэтому действия работодателя являются неправомерными Подробнее…

Вопрос: Прошла собеседование в коммерческой организации и для оформления на работу меня обязывают представить характеристику с прежнего места работы. Могу ли я не приносить характеристику и каковы последствия?

Ответ: Перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу, содержится в ст. 65 ТК РФ. Данной статьей не предусматривается обязанность поступающего на работу работника предъявлять Подробнее…

Тема: Увольнение * Увольнение в связи с установлением инвалидности.

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как быть в такой ситуации. Сотрудник длительное время находился на больничном. Затем был направлен на медико-социальную экспертизу. 30 ноября пришел и принес 2 листа нетрудоспособности. Из них, вернее из …

Ответ: Вы правы, что работник, признанный в установленном порядке полностью неспособным к трудовой деятельности, действительно, должен быть уволен.

Такое основание для расторжения трудового договора предусмотрено пунктом 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ.

Это обстоятельство, не зависящее от воли сторон, поэтому желание или нежелание работника здесь значения не имеет. Потому никакого заявления… Подробнее…

  Тема: Локальные нормативные акты * Штатное расписание.

Вопрос: В организации в случае каких-либо изменений каждый раз утверждается новое штатное расписание, можно ли так делать? …Обязан ли работодатель предоставлять коллективу штатное расписание…

Ответ: Да, можно, в случае изменений сведений, которые отражены в штатном расписании. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Изменения в штатное расписание… Подробнее…

* Должностные инструкции.

Вопрос: Является ли наличие должностных инструкций обязательным? Чем чревато их отсутствие?

Ответ: Трудовой кодекс РФ не содержит нормы об обязательном наличии на предприятии должностных инструкций, то есть их оформление не является обязательным. Однако необходимо учитывать следующее. В соответствии со ст. 57 ТК РФ … Подробнее…

Вопрос: Где найти должностные инструкции на должности, которых нет в квалификационном справочнике?

Ответ: Должностная инструкция – это локальный нормативный акт. Следовательно, разрабатывается он самостоятельно… Подробнее…

  Тема : Отпуска и служебные командировки. * На какой срок оформлять отпуск по уходу за ребенком?

* Сколько раз можно делить отпуск по уходу за ребенком на части?

Колонка автора:

Татьяна Алексеевназа работойБольшой опыт работы в коммерческих и государственных предприятиях

Я рада приветствовать вас на информационном портале «Кадры решают все».

По роду своей основной трудовой деятельности мне приходилось организовывать работу отдела кадров с нуля, оформлять и восстанавливать документы, проводить собеседования, принимать и увольнять (сокращать) работников и многое другое, что порой не входило в должностные обязанности.

Работая в компаниях и организациях самого разного вида деятельности, мне приходилось адаптировать для применения в конкретной ситуации рекомендации по работе с персоналом и искать ответы на возникающие вопросы, т.е. учиться специфике кадрового работника.

И по сей день я занимаюсь кадровой работой и не стесняюсь учиться новому, совершенствовать свой профессионализм в этой области.Накопленным опытом я решила поделиться с вами с помощью данного сайта.Если у вас имеются какие-то проблемы, возникли вопросы или просто хочется поделиться своим мнением, вы сможете это сделать на нашем на форуме.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/

Административное право
Добавить комментарий