Срок хранения графиков работы в организации

Сколько хранятся графики работы сотрудников – Бизнес, законы, работа

Срок хранения графиков работы в организации

Наиболее распространенная длительность трудового дня — 8 часов. При таком режиме работы гражданам следует работать 5 дней в неделю с регулярным перерывом на обед продолжительностью в 48 минут.

Несмотря на это, некоторые компании решаются на внедрение круглосуточного режима трудового дня и составляют при этом график сменности.

Что это такое?

График сменности — бесперебойная работа в несколько и больше смен, очередность и длительность которых изложена в локальной документации компании.

К сведению: в ст.103 ТК РФ указано на запрет работать сотруднику несколько смен подряд.

Указанная статья указывает на использование предприятием любой формы собственности не больше 4 смен.

Это делается с целью:

  • исключения вероятности переутомления рабочих;
  • эффективной работы оборудования;
  • повышения объемов выпуска товаров.

В случае посменной работы компания может работать в круглосуточном режиме.

На базе разработанного графика сменности осуществляется учет трудового времени, используемого при расчете заработной платы.

Из этого следует, что график относится не только к одному из вариантов организации труда, но и считается достаточно серьезным учетным бланком.

При наличии сменного режима дня график подвержен регулярной проверки разными государственными контролирующими ведомствами.

Нормативная база

Основным нормативно-правовым документом считается Трудовой Кодекс России.

Причем вопросы, связанные с формированием графика и сопутствующими нюансами, изложены в:

  • ст.91 ТК РФ — указывает на то, что трудовая неделя не должна быть больше 40 часов;
  • ст.108 ТК РФ — указывает на необходимость в использовании обеденного перерыва, продолжительность которого не может быть меньше 30 минут;
  • ст.110 ТК РФ — указывает на необходимость использования еженедельного непрерывного отпуска продолжительностью не меньше 2 суток.

Понятие и особенности сменной работы изложены в ст.103 ТК РФ.

Чем отличается от графика работы?

Многие сотрудники отдела кадров ошибочно считают, что график сменности и график работы различия не имеет.
Однако если обратиться к статье 103 ТК РФ, то такое высказывание неверное.

Группа рабочих, которая исполняющая возложенные на них должностные обязанности в течении одного трудового дня, и при этом сменяется иными, осуществляет деятельность в режиме, установленном внутри организации, однако согласования его и структурированной разработки не требуется.

График сменности на 2018 год

В процедуре разработки графика сменности нет ничего сложного. Одновременно с этим, крайне важно брать во внимание нормы трудового законодательства, подробно описывающие вопросы, напрямую связанные с тем, как правильно составить график.

Для исключения вероятности допущения ошибок рассмотрим имеющиеся нюансы подробней.

Правила составления

С целью корректного формирования графика крайне важно брать во внимание согласно ст. 103 ТК РФ базовые компоненты, в частности:

  • учетный период, применяемый руководством и обеспечивающий баланс времени;
  • продолжительность работы, что обеспечивает график работы;
  • правила и порядок перехода сотрудников с одной смены в другую;
  • порядок действия рабочего в случае неявки сменщика.

Нормами ТК РФ не установлена типовая форма графика, из-за чего работодатель оставляет за собой право указывать ключевые условия документа в произвольном виде.

Кто и как устанавливает и составляет?

Задача по разработке графика возложена:

  • на сотрудника отдела кадров;
  • или на начальника структурного подразделения;
  • либо на секретаря компании.

Кто именно обязан составлять — это закреплено внутренними актами компании.

Основное условие, которое должно быть соблюдено согласно ст. 103 ТК РФ — соблюдение общепринятых правил законодательства, интересов предприятия и наемных сотрудников в частности.

Разработанный график сменности должен быть утвержден руководителем отдела и директором предприятия.

На какой период?

График может быть разработан на любой временной период — согласно нормам ст. 103 ТК РФ.

В большинстве случаев он составляется срок на 1 месяц.

К сведению: каждый вновь созданный документ должен утверждаться уполномоченными лицами компании.

Документальное оформление

Для возможности использования графика сменности работодатель должен будет:

  • Издать соответствующий Приказ относительно введения сменного режима работы.
  • Отобразить условие о введении сменного режима дня в Правилах трудового распорядка либо же в коллективном договоре — в четком соответствии со ст.100 ТК РФ.
  • Разработать график сменности в соответствии с требованиями части 2 ст. 103 ТК РФ.
  • В трудовом соглашении указать о введении графика сменности в соответствии с правилами части 1 ст. 100 и части 2 ст.57 ТК РФ.

Рассмотрим имеющиеся особенности подробнее.

Кем и как утверждается?

График сменности утверждается руководством компании в лице директора.

Ознакомить с документом сотрудника можно:

  • путем проставления его персональной подписи в Приказе;
  • путем простановки подписи в ознакомительном листе.

Каждый из вариантов по статье 103 ТК РФ будет считать правомерным.

Приказ об утверждении (образец):

Пример приказа об утверждении графика сменности

Бланк приказа об утверждении графика сменности

Приказ о введении (образец):

В составлении Приказа о введении графика сменности отсутствуют какие-либо сложности. Достаточно исключить ошибки и опечатки в содержании.

Скачать образец можно здесь:

Приказ о введении сменного режима работы

Лист ознакомления составляется в виде таблицы, где указываются:

  • инициалы сотрудников;
  • подпись — подтверждает ознакомления;
  • дата и иные немаловажные данные.

Ознакомиться с образцом можно здесь:

Форма, образец и примеры

Как отмечалось ранее трудовым законодательством не установлено формы графика, из-за чего он может быть разработан в произвольном виде, но с учетом общепринятых правил.

В зависимости от конкретной ситуации предусмотрены свои особенности.

Образец графика сменности (бланк)

Без переработки

В данном случае крайне важно следить за тем, чтобы в рассматриваемом графике в случае суммированного учета трудового периода не было нарушений, и он в полной мере удовлетворял требованиям ст. 103 ТК РФ.

К примеру, если в компании использует посменный график 2 через 2, то при работе 12 часов в день, наемный сотрудник за месяц обязан отработать: 30/2 х 12 = 180 часов.

Из этого следует, что в таком случае имеется переработки в 20 часов, поэтому нужно вводить временные выходные.

Сутки через трое

Нередко сменный график предусматривает работу в течении суток.

В таком случае образец будет немного отличаться от стандартного.

График сменности сутки через трое

Следует помнить, что для расчета рассматриваемого графика нужно:

  • Установить суммированный учет рабочего времени.
  • Отображать деятельность в ночной и дневной период.
  • Брать во внимание не только нормы ст. 103 ТК РФ но иные, в которых указаны особенности перерывов на отдых и обед.

К сведению: доведение графика до ведома сотрудников — обязанность каждого работодателя.

При суммированном учете

В случае с суммированным учетом крайне важно обращать внимание на некоторые немаловажные особенности.

Пример бланка:

На месяц

Скачать бланк можно здесь:

График работы на месяц

Следует отметить, что предоставленный бланк является унифицированным и подходит как для формирования на несколько недель, так и на любой иной период.

Как ознакомить работника?

Ознакомление с графиком сменности сотрудников осуществляется путем простановки их персональных подписей в ознакомительном листе или в Приказе.

По нормам ст. 103 ТК РФ можно использовать одновременно несколько вариантов.

Сроки

Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее, чем за 30 календарных дней до момента их введения в действие.

Об этом подробно изложено в части 4 статьи 103 Трудового Кодекса России.

Порядок изменения

Согласно с правилами ст. 103 ТК РФ корректировка может быть произведена по инициативе:

  • наемного штата сотрудников;
  • работодателя.

Источник: https://novdmt.com/skolko-hranyatsya-grafiki-raboty-sotrudnikov/

Сколько хранится табель учета рабочего времени

Срок хранения графиков работы в организации

Размер аванса по прошествии половины месяца не может быть меньше тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время (письмо Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6).

Это значит, что при выплате аванса необходимо учитывать фактическое присутствие сотрудников на рабочем месте, то есть ориентироваться на данные табеля. Законодательство обязанности оформлять отдельный табель для выплаты аванса не предусматривает.

Поэтому каждая организация вправе самостоятельно определить порядок формирования табеля. На практике применяют два подхода:

  • составляют единый табель помесячно и согласовывают порядок передачи табеля в бухгалтерию два раза в месяц: для начисления аванса и по итогам месяца;
  • составляют отдельные табели на каждые полмесяца с указанием периода.

Где должны храниться табели учета рабочего времени?

Инфо

В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Cрок хранения табеля учета рабочего времени

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников.

И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

Какой установлен срок хранения  для табеля учета рабочего времени

Важно

ТК РФ под рабочим временем понимается время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора. Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

Постановление Госкомстата России N 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме N Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы. Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством Российской Федерации.
Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Внимание

При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них.

Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников.

Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

ЗАПОМНИТЬ! данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Сколько хранятся графики работы сотрудников

Сколько хранятся графики работы сотрудников

Срок хранения графиков сменности

О том, каким образом и сколько хранятся графики отпусков в организации , подробно изложено в настоящей статье. Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения.

Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от Исходя из положений абз.

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет.

Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления.

В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками. К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании. В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения.

Срок хранения табелей увеличен с одного года до пяти лет

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке.

Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения. Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению.

В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании в случае отсутствия таковой или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении , который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год. Образование Поступление Стипендия Диплом Образование Поступление Стипендия Диплом Образование. Получить e-mail уведомление об ответе. Введите код с картинки: Скачать форму графика отпусков.

Парень красиво поет в армии

Властелин колец блюрей

Ульяновск карта города дома улицы

Путин рисует кошку вид

Ваше право оса

Лимфома ходжкина первые симптомы

Стихи о потери мужа

Пересдача прав после лишения казахстан

Как подключить мобильный интернет хайвей

Каталог автозапчастей паскер

Восстановление сидений своими руками

Gta san andreas коды карта

Карта троллейбусов ульяновск

Расписание автобусов автобусов юргамыш курган

Какая погода в перми сейчас

Как нарисовать спящего кота

Курс доллара к рублю 2015 график

Как работает тест на вич

Новые карты counter strike

Для f x y заданной таблицей истинности

Срок хранения графиков работы в организации

Срок хранения графиков работы в организации

Срок хранения графиков работы в организации

ТК РФ корректировка может быть произведена по инициативе:

  • наемного штата сотрудников;
  • работодателя.

Последний вариант считается наиболее распространенным.

Работодатели имеют законное право вносить изменения в условия трудового соглашения. Исключением являются операции, которые напрямую связаны с возложенными обязанностями.

Из этого следует о возможности вносить поправки в режим трудового дня. Основанием для этого является ст.74 ТК РФ.

Приказ об изменении (образец):

Срок хранения

Срок хранения различается и об этом подробно изложено в нормах статьи 22.1 Федерального закона № 125 от октября 2004 года.

В частности, в случае работы на вредном или опасном производстве, то срок хранения графика составляет 75 лет. В иных ситуациях используется стандартный период — 5 лет.

Где хранится?

График сменности не находится на хранении в личных делах наемных сотрудников.

Он формируется в качестве распоряжении по компании либо в форме Приказе по структурным подразделениям.

При такой работе нужно составлять графики сменности, в котором должно быть прописано чередование смен и предоставление выходных.

Ст. 103 ТК РФ указывает на обязательные требования при сменной работе:

  • составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;
  • учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;
  • ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

Как составить график сменности в организации

В том случае, если работодатель применяет графики сменности, он должен соблюдать перечисленные выше требования.

Если на предприятии предусмотрен режим работы, при котором работником выполняются трудовые обязанности в течение одного дня, и при этом он не сменяется другим работником (например, чередование два через два рабочих дней), то такой рабочий режим не может быть квалифицирован как сменная работа.

К графикам работы законодательно не установлено специальных требований к срокам ознакомления, поэтому нет надобности в учете мнений представительного органа сотрудников.

Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, а работникам, чей режим отличен от общих правил, — трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст.

103 ТК РФ и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время работника.

На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Для того чтобы держать в рамках нормы их рабочего времени, вводятся графики сменности.

Как правило, они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Так, сотруднику устанавливается определенное расписание труда, например, он два дня работает, потом два дня отдыхает.

отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров.

На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.

Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.

Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.

Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.

Далее идет непосредственное составление документа.
Здесь должны быть учтены интересы работодателя и сотрудника.

График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.

Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись.

ТК РФ базовые компоненты, в частности:

  • учетный период, применяемый руководством и обеспечивающий баланс времени;
  • продолжительность работы, что обеспечивает график работы;
  • правила и порядок перехода сотрудников с одной смены в другую;
  • порядок действия рабочего в случае неявки сменщика.

Нормами ТК РФ не установлена типовая форма графика, из-за чего работодатель оставляет за собой право указывать ключевые условия документа в произвольном виде.

Задача по разработке графика возложена:

  • на сотрудника отдела кадров;
  • или на начальника структурного подразделения;
  • либо на секретаря компании.

Кто именно обязан составлять — это закреплено внутренними актами компании.

Основное условие, которое должно быть соблюдено согласно ст.

ТК РФ но иные, в которых указаны особенности перерывов на отдых и обед.

К сведению: доведение графика до ведома сотрудников — обязанность каждого работодателя.

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст.

91 ТК РФ и является своеобразным документом учета, сколько работники трудились, как правило, за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю.

На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников.
Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен.

Важно

ТК РФ).

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/sostavlyaem-grafik-raboty

Какой срок хранения кадровых документов в организации?

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

Сроки хранения кадровых документов на примере

Таблица сроков хранения

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Итоги

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей.

Источник: http://helpmsk24.ru/srok-hraneniya-grafikov-raboty-v-organizatsii

Срок хранения графика отпусков в организации

Срок хранения графиков работы в организации

Графики отпусков подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода. Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядок уничтожения, читайте в статье.

Сколько хранится график отпусков

Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период. В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558.

Пунктом 693 Перечня установлен 1 год для хранения графика. Отсчитывать этот период надо с момента истечения срока его действия – 1 января года, следующего за окончанием действия. К примеру, график отпусков на 2017 год окончил действие 31 декабря 2017. С 1 января 2018 по 31 декабря 2018 он должен был храниться, а начиная с января 2019 компания может его уничтожить.

Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.

А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.

Чтобы не допустить подобной ситуации, следует запомнить порядок:

  • График заполняют и утверждают за 2 недели до нового года.
  • Он вступает в силу 01.01 и действует до 31.12 текущего года.
  • Перестает действовать с 01.01 следующего года, и с этой даты начинается отсчет годичного срока хранения – до 31.12.
  • По истечении этого периода документ можно уничтожить.

Цели хранения

В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет. Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график. Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период. Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

В результате, можно выделить следующие основные причины для хранения:

Ситуация, в которой понадобится прошлогодний графикКакие вопросы поможет решить
Выявление ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, начислениях отпускных и пр.Даст возможность проверить все данные по отдыху сотрудников, станет дополнительным источником информации.
При возникновении спора между коллегами, которые не могут договориться об определенной очередности ежегодного отдыха.Прошлогодний документ наглядно покажет, как очередность реализовывалась в предыдущем периоде.
Когда нужно быстро получить общую картину по периодам отдыха прошлого года, не поднимая массив приказов о предоставлении отпуска. А также выяснить разницу между запланированными периодами отдыха и реально использованными.Такая статистика позволит лучше планировать трудовые процессы и предотвратит конфликты между сотрудниками при определении очередности выхода в отпуск.
При составлении нового расписания на следующий год.Старый бланк за прошедший год позволит предположить предпочтения работников и составить актуальное расписание, в которое в дальнейшем не придется вносить слишком много изменений.
При анализе прошлогодних сбоев в рабочих процессах и попытке устранения их на следующий год.Прошлогодний график покажет, как совпадающий отдых тех или иных сотрудников отобразился на сбоях в работе компании и, при учете этих данных, позволит составить новый на следующий год для оптимизации процессов.

Важен не только срок хранения графика отпусков в организации, но и условия. Они должны быть такими, чтобы персональные данные сотрудников были в должной мере защищены, как предписано главой 14 ТК РФ и законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Этот локальный акт компании может храниться:

  • В кабинете отдела кадров в отдельном стальном шкафу, ящике, сейфе, другом месте. Главное – возможность запереть на замок.
  • В ящике, сейфе, шкафу, расположенных в специально предназначенной для хранения документов комнате, попасть в которую можно только по пропуску.

Место, где лежат документы, должно быть защищено от пыли, света и выгорания, но при этом не обязательно передавать бланки в архив, учитывая недолгий срок их хранения.

► Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Способы хранения

Хранить расписания отдыха можно в отдельной папке, предназначенной исключительно для этого вида ЛНА, при этом следует разместить документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Но не исключен вариант, когда документы размещаются в папках по срокам хранения.

Некоторые компании хранят графики вместе с приказами о предоставлении отпуска за соответствующий год.

Однако поскольку сроки хранения этих ЛНА не совпадают, такой вариант целесообразен только в случае, если не планируется их уничтожение спустя год.

Работодатель может решить, сколько хранить график отпусков, ориентируясь на сроки, установленные для других документов. Например, на те же 5 лет, которые по общему правилу должны храниться приказы на отпуск.

► Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Приказ об уничтожении графика отпусков

График отпусков, срок хранения которого истек, нужно уничтожить. Однако просто отправить его в мусорное ведро или сдать в макулатуру нельзя. Есть определенный порядок, которого следует придерживаться, избавляясь от устаревших бумаг.

В конце текущего года начальник отдела кадров или другое ответственное лицо делает опись документов, подлежащих уничтожению. В начале следующего года руководство подписывает приказ о создании комиссии, ответственной за уничтожение документации в компании. Если есть постоянно действующая комиссия, состав которой уже был утвержден, это действие пропускается.

Комиссия составляет проект приказа и акта об уничтожении, которые подписываются руководителем компании. Если уничтожают также иные документы, они все должны быть вписаны в акт. Подробнее о процедуре уничтожения документов читайте здесь.

► Пять популярных документов, от которых кадровикам советуют избавиться. Надо ли?

Как составить акт об уничтожении графиков отпусков

У этой бумаги нет установленного шаблона, поэтому каждая компания делает собственную форму. При этом лучше придерживаться определенной структуры, чтобы не упустить никаких важных моментов:

  • название предприятия;
  • состав комиссии с ФИО и должностями;
  • основания для утилизации – приказ об уничтожении;
  • перечень уничтожаемых бланков – их можно поделить на категории, если перечень окажется слишком велик;
  • вес или объем ликвидируемых бумаг.

После уничтожения дел на акте делают отметку об этом факте и способе, которым документы были утилизированы.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098672-19-m5-skolko-hranitsya-grafik-otpuskov

Срок хранения графика дежурств

Срок хранения графиков работы в организации

В папке (деле) под одной обложкой могут помещаться только те документы, для которых в Номенклатуре установлены одинаковые сроки хранения кадровых документов. Все они располагаются в строгом порядке. Дело начинает формироваться с заявления с просьбой о приеме на работу.

Затем дополняется направлением на переговоры или представлением на сотрудника, анкетой и листком по учету кадров с дополнениями к личному листку о поощрениях и по учету кадров. В деле присутствует в обязательном порядке документы об образовании, а также автобиография.

Выписки из приказов о перемещении, новом назначении или увольнении сотрудника, а также характеристики, справка-объективка и другие документы, относящиеся к конкретному сотруднику, включаются в дело отдельной группой.

Все документы в деле располагаются в хронологической последовательности.

Документом принято считать документированную информацию, зафиксированную на материальном носителе и имеющую реквизиты, благодаря которым осуществляется ее идентификация.

Для организации быстрого поиска и правильного хранения документов, касающихся личного состава, служба управления персоналом должна составлять и утверждать свою Номенклатуру дел по единой унифицированной системе, действующей в организации.

Сроки хранения кадровой документации, как прописано в пункте 75 ГОСТ Р 51141-98, устанавливаются Номенклатурой дел организации, которая составляется с учетом сроков хранения, указанных в Перечне типовых архивных документов управленческого характера, образующихся в результате деятельности различных органов власти и организаций (утвержден 25.08.2010 Приказом по Министерству культуры РФ № 558).

Хранение кадровых документов

  • приему, увольнению, совмещению, переводу и перемещению сотрудников;
  • повышению квалификации, аттестации, присвоению званий/чинов;
  • награждениям и поощрениям;
  • оплате труда, премированию и начислению прочих выплат;
  • предоставлению отпуска по уходу за ребенком и отпуска без сохранения заработной платы;
  • смене фамилии;
  • предоставлению различных видов отпусков для сотрудников, которые трудятся в тяжелых, опасных и вредных условиях;
  • дежурствам, связанным с основной деятельностью;
  • командировкам работников внутри страны и за рубежом на длительный срок;
  • командировкам работников, трудящихся в тяжелых, опасных и вредных условиях.

В организации должна обеспечиваться сохранность документов, относящихся к личному составу. Организация хранения документов предусматривает составление и утверждение «Номенклатуры дел по единой унифицированной системы», действующей на предприятии. В ней устанавливаются сроки хранения кадровых документов. Утвержденные на предприятии сроки должны соответствовать срокам хранения, указанным в «Перечне типовых архивных документов управленческого характера, образующихся в результате деятельности различных органов власти и организаций» (утвержден Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25.08.10г.).

Кроме того, хранение графиков учета рабочего времени менее установленных нормативно сроков означает невозможность представления их заверенных копий по заявлению работника, а следовательно, нарушение организацией положений ст. 62 ТК РФ. А в силу ст. 5.

27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

так что читайте лучше Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”. ну и, например, вот это:

Интересное:  Через сколько после увольнения приходит расчет

Помощь: Определение сроков хранения кадровых документов: перечни типовых документов и порядок их применения

В связи с этим для личных дел работающих по совместительству целесообразно устанавливать 75-летний срок хранения. Именно этот срок хранения (с оговоркой о возрасте работника: 75 лет минус возраст работника) был зафиксирован в ст.

500«а» Перечня-1988 для личных дел работников, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий. Аналогичный подход заложен в Перечне-2006 (п.

217) при установлении срока хранения личных карточек работников (примечание 3) — 75 лет без оговорки о сокращенных сроках хранения личных карточек работающих по совместительству.

В соответствии с Законом РБ от 06.01.

1999 № 236-З «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» сроки хранения документов определяются государственной архивной службой Республики Беларусь, поэтому произвольное изменение сроков хранения документов, указанных в перечнях типовых документов, не допускается. В то же время в случае практической необходимости организация может продлевать сроки хранения образовавшихся в ее деятельности документов (например, при возникновении описанной выше ситуации с личными делами совместителей).

  • Доска — проверить наличие мела, намочить губку, очистить доску от старых записей.
  • Освещение и окна — проверить все ли лампочки горят, если нет, то сообщить, вечером закрыть все окна, также проверять их состояние.
  • Растения — проверять график полива и поливать, проверять состояние, убирать осыпавшиеся листья и т.д.
  • Парты и столы — проверять состояние, вечером поднимать стулья, утром опускать.
  • Методические материалы — проверять состояние, наличие на уроки по плану, если надо, то раскладывать по партам.
  • Общий порядок в классе — проверка, отметка в журнале.

Особо следует остановиться на примере графика работы для водителей автотранспорта. Эта работа связана с опасностью для жизни самих водителей и других участников дорожного движения. Поэтому условия работы, соблюдение норм рабочего времени находится под особым контролем.

Расписание дежурства работников структурного подразделения срок хранения

Под штатным расписанием понимается локальный нормативный акт, в котором отражаются структура организации, штатный состав (наименования должностей, профессий и специальностей, количество штатных единиц) и основные элементы системы оплаты труда (оклады (ставки), доплаты и надбавки). С 2004 г. штатное расписание составляется по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Большинства споров и связанных с этим трудностей (как финансовых, так и психологических) можно избежать при грамотно поставленном кадровом деле и квалифицированной правовой поддержке.

Наша задача – при рассмотрении конкретной ситуации найти оптимальное решение проблемы, проанализировать ее причины и выработать стратегию, которая позволит избежать ее повторного возникновения.

Не просит согласия работника перемещение его на другое рабочее место, если это не тянет за собой конфигурации определенных сторонами критерий трудового контракта (ст.

О форме графика работ (сменности) в истинное время нормативными правовыми актами не закреплена единая форма графика работ (сменности). Составление, утверждение, введение в действие графика.

График дежурств составляется на месяц, утверждается управляющим.

А сделать это просто при помощи занесите в форму показания одометра, количество залитых л. Но, тем не наименее, используют конкретно его, чтоб найти сроки хранения документов, образовавшихся до выхода обозначенного нового типового списка (документы за 20002010 годы включительно).

Типовой список документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на реальный момент отменен в связи с введением в действие.

Если архив отрешается принимать у вас документы, обратитесь с письменным запросом в уполномоченный орган в сфере архивного дела в вашем регионе.

Интересное:  Срок получения пособия на погребение

  • У нас Вы можете скачать график сменности и учета рабочего времени на месяц в excel или заполнить его онлайн. Форма и бланк графика.
  • Скачать бесплатно бланк График отпусков (форма Т-7) 2019 в формате Word, rtf, Excel, xls, Adobe Acrobat, pdf.
  • Шаблон посменного графика работы. Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2019 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное.

Составление, а также утверждение графика сменности путем издания распорядительного документа, например приказа – обязанность руководителя организации или его уполномоченного лица. Как долго необходимо хранить графики сменности? Срок хранения по общему правилу составляет пять лет.

При составлении графика сменности организация вправе составить его в свободной форме либо использовать рекомендуемые формы бланков.

Обратите внимание, работа в течение двух смен подряд запрещается и вам обязательно нужно предусмотреть подобные моменты при составлении графика сменности работников.

В графике сменности необходимо предусмотреть следующие пункты: учетный период (неделя, месяц и т.

Как правильно составить график сменности? Чтобы быстро и правильно заполнить все необходимые документы, воспользуйтесь сервисом «Моё дело».

Чтобы скачать, например, образец графика сменности на год, вам не понадобятся дополнительные сервисы и программы! В разделе «Бланки и НПД» вы найдете и бесплатно скачаете все необходимые документы: образец графика сменности актуальный в 2.

И даже пример графика сменности сторожей, водителей! Все документы актуальны и соответствуют требованиям законодательства. Если у вас возникнут вопросы, вы можете обратиться в консалтинговую службу сервиса.

Сроки хранения документов

В соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.

2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)«…19. Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

а) по основной (профильной) деятельности Пост. (1) .

(1) Присланные для сведения — до минования надобности б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; обучением, все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) 75 л. (2) ЭПК . (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 л.в) по административно — хозяйственным вопросам 5 л. …»

30 Июл 2018      yslygiur         432      

Источник: https://urist-yslugi.ru/bez-rubriki/srok-hraneniya-grafika-dezhurstv

Административное право
Добавить комментарий